Checklist de apertura y cierre de tienda, con aviso si una sucursal no abre
Apertura y Cierre de Sucursal es un complemento de WhatsTime para que el encargado recorra desde su celular el checklist de cada turno —apertura, corte de caja o cierre— con fotos y el QR pegado en la tienda como prueba de que estaba ahí. Si a la hora acordada una sucursal no ha abierto, te llega un correo con las que faltan.
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✓ Código de la sucursal · 📍 12 m
¿Para quién es Apertura y Cierre de Sucursal?
Dueños de varias tiendas
Te enteras de que una sucursal abrió tarde cuando un cliente se queja, no a las 9:15.
Franquicias
Cada franquiciatario abre a su manera y no hay forma de comparar quién cumple el estándar.
Farmacias y tiendas de conveniencia
Refrigeradores, caja y limpieza que hay que revisar cada mañana, y nadie deja constancia.
Restaurantes y cafeterías
La lista de apertura vive pegada en la pared y nadie sabe si se siguió hoy.
Supervisores de zona
Visitar diez sucursales para revisar lo mismo cuando bastaría con ver la evidencia.
¿Cómo sabes si tus tiendas abrieron bien sin llamar a preguntar?
El reloj checador te dice que alguien llegó. No te dice si se levantó la cortina a tiempo, si el refrigerador estaba a temperatura ni si el corte de caja cuadró. Eso hoy vive en un grupo de WhatsApp con fotos sueltas que nadie revisa contra una lista.
Una lista impresa tampoco lo resuelve: se llena de palomitas desde el mostrador o al final del día, y una palomita escrita a las 8:55 se ve igual que una escrita a las 11:00. Y cuando una tienda no abre, te enteras por un cliente.
Apertura y Cierre de Sucursal convierte ese ritual en evidencia: la hora la pone el servidor, el QR de la sucursal prueba que el encargado estaba ahí, los puntos importantes piden foto, y si nadie abre a la hora acordada el sistema te avisa.
¿Cómo funciona Apertura y Cierre de Sucursal?
- 1
Defines qué se revisa en cada turno
Armas los checklists —apertura, corte de caja, cierre o cualquier otro— con sus puntos: casillas, números con rango esperado como la temperatura o el efectivo, y texto. Marcas cuáles exigen foto y cuáles son críticos, y en qué días y a qué hora se hacen.
- 2
Imprimes el QR de cada sucursal
Tus sucursales son los centros de trabajo que ya tienes en WhatsTime. Cada una recibe un código QR y un radio de tolerancia alrededor de su ubicación.
- 3
El encargado recorre el checklist
Abre su enlace personal en el celular, sin usuario ni contraseña, escanea el QR de la tienda y va marcando cada punto. Los que piden foto no cuentan sin ella, y lo que sale mal se anota como problema.
- 4
Te avisa y te muestra el cumplimiento
Ves en vivo el estado de todas las tiendas. Si una apertura no se hizo a tiempo, te llega un correo con las sucursales que faltan. Los reportes muestran el cumplimiento por tienda y los puntos que más fallan, y se exportan a PDF.
Asunto: ⚠️ 2 sucursales sin abrir
2 sucursales sin abrir
Un solo correo con todas las tiendas que faltan.
Qué incluye
- Checklists por turno con foto obligatoria
- Código QR por sucursal y verificación por ubicación
- Aviso por correo si una sucursal no abre a tiempo
- Enlace personal para cada encargado, sin contraseña
- Pantalla en vivo con el estado de todas las tiendas
- Reportes de cumplimiento y exportación a PDF
- Usa tus centros de trabajo y empleados actuales
Apertura y Cierre de Sucursal frente a las alternativas
| Aspecto | Lista impresa | Grupo de WhatsApp | Formulario en línea | Apertura y Cierre de Sucursal |
|---|---|---|---|---|
| Prueba que estaba en la tienda | No | A medias (foto) | No | Sí: QR + ubicación |
| Hora real del registro | No | Sí | Sí | Sí, la del servidor |
| Foto obligatoria en puntos clave | No | Si se acuerdan | Depende | Sí, por punto |
| Aviso si la tienda no abrió | No | No | No | Sí, por correo |
| Cumplimiento por sucursal | Se transcribe a mano | No | Hay que armarlo | Sí, con los puntos que más fallan |
| Usuario y contraseña para el encargado | — | — | A veces | No: enlace personal |
| Dar de alta sucursales y personal | — | — | Sí, aparte | No: usa los de WhatsTime |
Casos de uso
Cadena de cuatro farmacias
Apertura a las 9:00 con cortina, temperatura del refrigerador de medicamentos y fondo de caja. A las 9:15 el dueño recibe un solo correo con la sucursal que todavía no abre, y llama solo a esa.
Cafetería con corte de caja
Corte intermedio con el monto en efectivo: si el número queda fuera del rango esperado, el punto sale en rojo en el reporte aunque esté capturado.
Franquicia con estándar de imagen
Fotos obligatorias de la vitrina y del piso al abrir. El supervisor de zona revisa la evidencia de todas las tiendas sin visitarlas, y elige a cuál ir por los puntos que más fallan.
Qué necesitas
- Al menos un centro de trabajo registrado
- Los encargados necesitan un teléfono con cámara y ubicación
Preguntas frecuentes
¿Necesito WhatsTime para usar Apertura y Cierre de Sucursal?
Sí. Apertura y Cierre de Sucursal es un complemento de WhatsTime: se contrata desde el marketplace de una cuenta de WhatsTime y usa el personal, los centros de trabajo y las ubicaciones que ya tienes registrados, así que no hay que dar de alta nada dos veces. Si todavía no tienes cuenta, la creas, registras a tu personal y después agregas la app.
¿Cómo me avisa si una sucursal no abrió?
Por correo, al dueño y a los correos adicionales de la cuenta, y además en las notificaciones del panel. Si varias tiendas no abrieron, llega un solo correo con todas. No se envía por WhatsApp: un aviso proactivo por WhatsApp exige una plantilla aprobada por Meta.
¿También avisa si no hicieron el cierre?
No. El cierre se registra y aparece en los reportes, pero no genera alerta: un aviso a las 11 de la noche llega cuando ya no se puede hacer nada. Las alertas son para la apertura.
¿El encargado tiene que instalar una app?
No. Recibe un enlace personal que abre en el navegador del celular, sin usuario ni contraseña. El enlace es solo suyo y lo puedes revocar el día que deje la empresa.
¿Cómo sé que el encargado estaba en la tienda?
El checklist puede exigir escanear el QR pegado en la sucursal, y se guarda la ubicación del teléfono comparada con la de la tienda. El reporte indica además si esa persona había checado entrada ese día.
¿Qué pasa si el teléfono no da ubicación?
El turno se registra igual y queda marcado como sin ubicación. No se cuenta como incumplimiento: el reporte te da el dato y tú decides.
¿Puedo registrar números, como la temperatura o el efectivo?
Sí. Un punto puede ser un número con rango esperado; si el valor capturado queda fuera, se marca en rojo. Registra el monto, pero no se conecta a tu punto de venta ni concilia el corte con él.
¿Tengo que dar de alta mis sucursales otra vez?
No. Las sucursales son los centros de trabajo que ya tienes en WhatsTime, y los encargados son tus empleados registrados.
¿Puedo descargar los reportes?
Sí. El reporte de cumplimiento por sucursal y periodo se exporta a PDF, con los turnos que no se abrieron y los puntos que más fallan.
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Por Editor WhatsTime · Actualizado el