Registro de visitantes digital, con gafete QR y aviso al anfitrión
Control de Visitantes es un complemento de WhatsTime que cambia el cuaderno de recepción por un registro con hora, foto y anfitrión. La recepcionista registra la visita en una tablet, emite un gafete con QR y vigencia, y al anfitrión le llega un correo. En todo momento sabes quién está dentro, y las fotos se borran solas en el plazo que elijas.
Desde $299 MXN/mes
Recepción · Torre Reforma
Nombre
Juan Pérez
Empresa
Acme
Visita a
María López
☑ Verificar ID · INE
☑ Le mostré el aviso de privacidad y lo aceptó
Registrar y emitir gafete¿Para quién es Control de Visitantes?
Oficinas corporativas
A las tres de la tarde nadie sabe cuánta gente ajena hay en el edificio.
Naves industriales y bodegas
Proveedores y transportistas entran y salen, y el registro es un cuaderno ilegible.
Clínicas y consultorios
La recepción anota a mano y el anfitrión se entera de su visita cuando ya lleva rato esperando.
Edificios con varias sedes
Cada recepción lleva su propio cuaderno y no hay un libro de visitas que se pueda consultar.
Si suena la alarma, ¿quién tiene la lista de visitantes?
El cuaderno de recepción sirve para anotar, no para responder. No dice quién sigue dentro, se llena con letra de varias personas y, el día que algo se pierde, el registro de quién entró ese martes es ilegible o no existe.
Las recepciones que se toman en serio la seguridad suelen irse al otro extremo: fotografían la INE de cada visitante y la guardan para siempre. Una INE contiene CURP, domicilio y firma; miles de esas imágenes son un riesgo que la empresa no necesitaba tener.
Control de Visitantes registra lo necesario: quién vino, a quién, cuándo entró y cuándo salió, con una foto que caduca. La identificación se verifica y se marca, sin archivar la imagen salvo que tú lo actives.
¿Cómo funciona Control de Visitantes?
- 1
Abres la recepción en una tablet
Cada recepción es un centro de trabajo que ya tienes en WhatsTime. La recepcionista abre su enlace en una tablet o teléfono del mostrador, sin usuario ni contraseña.
- 2
Registras la visita
Nombre, empresa y a quién visita, buscando entre tus empleados. Se toma una foto en vivo, se marca que se verificó la identificación y se muestra el aviso de privacidad, que queda registrado como aceptado.
- 3
Se emite el gafete y se avisa al anfitrión
El gafete lleva un QR y una hora de vencimiento; se imprime o se muestra en pantalla. Al anfitrión le llega un correo de que su visita llegó. Cualquiera puede escanear el gafete con su celular para ver si sigue vigente.
- 4
Sabes quién está dentro
La lista de quién está dentro se ve en vivo y se imprime en un toque como lista de evacuación. Al salir se marca la salida; lo que nadie cerró queda como "sin salida registrada", nunca con una hora inventada.
VÁLIDO
Válido hasta las 14:30
Juan Pérez
Acme
Visita a María López
Se abre al escanear el QR del gafete con cualquier celular
Juan Pérez · Acme
Visita a María López
Laura Soto · Transportes del Valle
Visita a Almacén
Pablo Ríos · Mantenimiento HVAC
Visita a Jorge Díaz
Qué incluye
- Registro con foto tomada en el momento
- Gafete con QR y vigencia, verificable desde cualquier teléfono
- Aviso por correo al anfitrión cuando llega su visita
- Lista de quién está dentro, en vivo e imprimible
- Libro de visitas exportable a PDF
- Las fotos caducan solas según tu política de retención
- Usa tus centros de trabajo y empleados actuales
Control de Visitantes frente a las alternativas
| Aspecto | Cuaderno | Hoja de Excel | Foto de la INE en el celular | Control de Visitantes |
|---|---|---|---|---|
| Hora real de entrada | La que se anote | La que se anote | Sí | Sí, la del servidor |
| Quién está dentro ahora | No | Si alguien lo actualiza | No | Sí, en vivo e imprimible |
| Aviso al anfitrión | Llamada | Llamada | No | Sí, por correo |
| Gafete verificable | No | No | No | Sí, QR con vigencia |
| Datos sensibles guardados | Pocos | Pocos | Todos, para siempre | Lo mínimo; la foto caduca |
| Aviso de privacidad registrado | No | No | No | Sí, con la versión aceptada |
| Libro de visitas exportable | No | Sí | No | Sí, en PDF |
Casos de uso
Corporativo con simulacro de evacuación
Suena la alarma, la recepcionista imprime en un toque la lista de visitantes que están dentro, y el brigadista la usa en el punto de reunión.
Nave industrial con proveedores
Cada proveedor recibe un gafete con vigencia de cuatro horas. El guardia de la puerta lo escanea con su celular al salir y ve si sigue vigente, sin instalar nada.
Empresa con tres sedes
Cada sede tiene su recepción con su enlace. El libro de visitas se consulta por fechas, anfitrión y sede, y se exporta a PDF.
Qué necesitas
- Al menos un centro de trabajo registrado
- Una tablet o teléfono en el mostrador de recepción
Preguntas frecuentes
¿Necesito WhatsTime para usar Control de Visitantes?
Sí. Control de Visitantes es un complemento de WhatsTime: se contrata desde el marketplace de una cuenta de WhatsTime y usa el personal, los centros de trabajo y las ubicaciones que ya tienes registrados, así que no hay que dar de alta nada dos veces. Si todavía no tienes cuenta, la creas, registras a tu personal y después agregas la app.
¿Guarda una foto de la identificación del visitante?
No, por defecto. La recepcionista verifica la identificación y marca el tipo, sin guardar la imagen. Guardarla es un ajuste que viene apagado y que, al activarlo, muestra una advertencia.
¿Cuánto tiempo se conservan las fotos?
Lo decides tú, entre 7 y 730 días; por defecto 90. Al cumplirse, la foto se borra y el registro de la visita se conserva: nombre, empresa, anfitrión, entrada y salida. El libro en PDF no lleva fotos.
¿Cómo se entera el anfitrión de que llegó su visita?
Le llega un correo en cuanto se registra la visita. El anfitrión es un empleado que ya tienes en WhatsTime, así que no hay que capturar su correo otra vez.
¿Cómo se valida un gafete?
Escaneando su QR con la cámara de cualquier celular: se abre una página que dice si es válido y hasta qué hora, con el nombre del visitante y su anfitrión. La vigencia va de 1 a 24 horas; por defecto, 8.
¿Qué pasa con las visitas que no marcaron su salida?
A la hora de cierre que configures se cierran solas y quedan como "sin salida registrada". El sistema nunca inventa una hora de salida que nadie vio.
¿Puedo dejar registradas las visitas que espero?
Sí. Desde el panel registras las visitas esperadas, y en el mostrador aparecen en "Esperados hoy" para confirmarlas con un toque cuando llegan.
¿El visitante puede registrarse solo en un kiosco?
No. El registro lo hace la recepcionista: así hay alguien que verifica la identificación y le muestra el aviso de privacidad.
¿Controla estacionamiento, placas o torniquetes?
No. Registra visitas de personas y emite gafetes; no se conecta a torniquetes ni lleva control de vehículos.
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Por Editor WhatsTime · Actualizado el